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    秘书需要具备的能力简述

    发布时间:2020-10-17 06:22:12   浏览量: 关键词: 简述 秘书 具备

      篇一

      能力:

      (一)较高的文字水平

      秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内内容,并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力。

      (二)较强的组织能力

      现代的秘书人员,既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯文牍性人才,也不是那种只会捆捆扎扎、收收发发的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。

      (三)准确的判断能力

      皮贝克(美国人才代征聘专家)说:最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过:如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。可见在如今的商战中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

      (四)敏捷的应变能力

      秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

      (五)广泛的社交能力

      当前,社会交往已成为社会各阶层的一项热门活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次,社交是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是公事公办但社交可以帮助选取捷径,克服阻力,提高办事效率。

      (六)掌握外语的能力

      随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判,签订合同等,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1一2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。

      (七)计算机操作能力

      美国在线公司总裁史蒂夫,凯斯说:当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

      (八)创新能力

      创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何,在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里哈梅尔曾说:崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。没有创新的意识,没有创新的思维,没有创新的胆略,是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

      (九)运用WTO规则的能力

      WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系,是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并运用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱,龙永图曾对此感慨地说:入世后我们最大的风险不是开放,而是不熟悉规则。作为商务秘书,应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战,甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

      篇二

      优秀品质:

      一.礼貌

      面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。

      二.分寸感

      一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸:

      A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。

      做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。

      B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。

      病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。

      C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。

      三.谦虚

      谦虚有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。

      四.自制

      善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己,而不应该是性情中人。我们常说办公室里有六不原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的判断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。

      五.敬业心

      秘书的职业特点,决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动,做到招之即来,来之能干,在具体紧张的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

      六责任感

      责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,一定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来帮助,遇到突发性的意外事件,秘书应沉着、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。

      篇三

      文秘必学的日程会议流程常识

      1.会议文件资料的立卷归档

      1)会议文件的收集整理工作

      (1)确定会议文件的收集范围。

      (2)选择收集会议文件的渠道。

      (3)运用收集文件的不同方法。

      2)会议文件的立卷归档

      把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等,进行分类立卷归档。

      2.会议经费结算工作

      (1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

      ①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

      ②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

      ③如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。

      ④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。

      (2)在订购各种设备和享受服务时,应掌握付款的方法和时间。

      3.安排与会人员返程

      案例

      天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作,初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题,再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题,而且她想当然地认为,只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果,部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后,又要求更换车票或退票,结果闹得大家不欢而散,使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

      分析

      会议结束并不意味着会议工作就结束了,有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作,主要包括以下两点

      1.提早做好与会者的票务登记预订工作

      (1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜,及早安排好外地与会者的行程。

      (2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求,尊重他们的意愿。

      (3)一般情况下,要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜,要掌握交通工具的航班、车次等情况,尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系,提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

      (4)届时应编制与会者离开的时间表,安排好送行车辆,派人将外地与会人员送到机场、车站、港口,待他们乘坐的交通工具起程后再返回,如有必要,还应安排有关领导同志为与会人员送行。

      2.帮助与会者提前做好返程准备

      (1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

      (2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目,开好发票收据。

      (3)帮助与会者检查、清退房间,避免遗忘各种物品。

      (4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品,以备急需。

      (5)帮助部分与会者托运大件物品。

      4.会议总结

      总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则,它应具有完整性、协调性和比例性。

      (1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。

      ①检查会议目标的实现情况。

      ②检查各个小组的分工执行情况。

      ③将员工自我总结和集体总结相结合。

      ④以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。

      (2)决定会议效果的主要因素有以下几个。

      ①是否具有召开会议的必要。

      ②会议准备得是否充分。

      ③议程是否科学合理。

      ④主持人的能力水平。

      ⑤是否严格控制了会议人数。

      ⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。

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